Alles wat u wilt weten over Vireo

Vireo is een digitaal platform waarmee een Vereniging van Eigenaren haar bestuur regelt: documentbeheer, ledenadministratie, digitale ALV's, meerjarenonderhoudsplanning en desgewenst volledige ontzorging. Eén centrale plek in plaats van losse mappen, mailtjes en Excel-bestanden.

Voor zelfbeherende VvE's die willen digitaliseren, voor VvE's die een deel van het beheer willen uitbesteden, en voor professionele VvE-beheerders die meerdere gebouwen tegelijk willen aansturen vanuit één omgeving.

Dat hoeft niet. Bij het Digitaal- en Compleet-abonnement blijft uw eigen bestuur of beheerder de regie voeren; Vireo is dan het systeem waarin dat gebeurt. Wilt u de operatie juist overdragen, dan is er het Volledig ontzorgd-abonnement, waarbij Vireo met een vaste contactpersoon het beheer overneemt.

Na registratie vult u enkele basisgegevens aan en levert u de splitsingsakte en het KvK-uittreksel aan. Ons team beoordeelt de aanvraag, richt uw omgeving in en activeert daarna uw dashboard, meestal binnen enkele dagen.

Ja. Een gebruiker kan lid zijn van meerdere VvE's tegelijk en schakelt via de VvE-switcher in het dashboard tussen gebouwen. Dat maakt Vireo ook geschikt voor professionele beheerders met een portfolio aan panden.

Vireo dwingt automatisch af wat uw splitsingsreglement en de wet voorschrijven: het juiste stemgewicht per appartement, het quorum, de wettelijke oproeptermijn en een onveranderlijke vastlegging van elke stem. De wet digitale algemene vergadering geeft volledig digitaal vergaderen daarnaast een duidelijke wettelijke basis.

In plaats van een los rondje via WhatsApp of Doodle stelt de bestuurder twee tot vijf datumopties voor; leden reageren met ja, misschien of nee. Zodra een datum wint, zet Vireo die automatisch om in een ALV inclusief uitnodigingen, agenda en een .ics-kalenderbestand.

Zodra een ALV-datum vaststaat, wordt iedereen automatisch als 'verwacht' beschouwd. Kunt u niet aanwezig zijn, dan meldt u zich in enkele stappen af en kunt u in datzelfde scherm direct een ander lid machtigen om namens u te stemmen.

Niet op basis van het aantal leden, maar op het eigendomsaandeel van uw appartement zoals vastgelegd in de splitsingsakte, of op een absoluut aantal stemmen als uw reglement dat zo voorschrijft. Dat gewicht wordt bij elke stem als vaste momentopname bewaard, zodat het achteraf altijd herleidbaar is.

Ja. Vireo ondersteunt fysiek, hybride en volledig digitaal vergaderen. Bij een hybride vergadering is een deel van de leden op locatie aanwezig, terwijl een ander deel gelijktijdig online meekijkt en meestemt.

Na afloop van de vergadering stelt de AI op basis van de agendapunten en stemresultaten concept-notulen op. De bestuurder controleert en accordeert deze, waarna ze automatisch worden gepubliceerd in de documentkluis van uw VvE.

De assistent beantwoordt vragen op basis van de documenten van uw eigen VvE, zoals het splitsingsreglement, eerdere notulen of onderhoudscontracten, en algemene Nederlandse VvE-regelgeving. Voor een exacte formulering of een bedrag leest de assistent zo nodig automatisch het volledige brondocument erbij, zodat het antwoord op de echte tekst is gebaseerd en niet alleen op een samenvatting.

Vireo gebruikt Claude, het taalmodel van Anthropic, via een zakelijke API-verbinding. Uw documenten en gesprekken worden niet gebruikt om het onderliggende model te trainen en blijven binnen de beveiligde, EU-gehoste omgeving van uw eigen VvE.

Elk taalmodel kan in theorie fouten maken. Daarom is de assistent zo ingericht dat hij zich baseert op uw eigen documenten, het brondocument bij elk antwoord noemt, nooit bedragen of artikelnummers verzint, en geen bindend juridisch advies geeft. Twijfelt u, raadpleeg dan altijd de bron of een deskundige.

U beantwoordt eerst een aantal vragen over uw gebouw, zoals bouwjaar, type, aantal verdiepingen en monumentstatus. Op basis daarvan stelt de AI een gebouwprofiel en een gerichte vragenlijst op, en vertaalt de antwoorden vervolgens naar een concreet plan per gebouwonderdeel met geplande jaren, kostenramingen en risicoscores, die u daarna zelf kunt bijstellen.

Ja, u kunt een bestaand MJOP als PDF of CSV uploaden. De AI licht de onderhoudsposten er automatisch uit zodat u ze binnen Vireo verder kunt beheren; u controleert en corrigeert de geïmporteerde posten altijd zelf voordat ze definitief worden opgeslagen.

Eén score van 0 tot 100 die de staat van uw gebouw samenvat, gewogen over zes onderdelen: dak, gevel, installaties, lift, brandveiligheid en overig, op basis van de conditiescores uit uw MJOP. Zo ziet u in één oogopslag waar achterstallig onderhoud dreigt, in plaats van dat pas te merken bij een onverwachte rekening.

Al uw gegevens, inclusief database, bestanden en videovergaderingen, blijven binnen de Europese Economische Ruimte. Onze database draait in Frankfurt, wat aansluit bij de AVG-vereisten.

Elke VvE is technisch een aparte tenant. Op databaseniveau dwingt Row Level Security af dat een gebruiker uitsluitend bij de gegevens van de VvE('s) kan waarvan hij of zij lid is. Dit is geen instelling in de applicatie, maar een harde grens in de database zelf.

Ja. Data blijft binnen de EU, wordt versleuteld opgeslagen (AES-256) en versleuteld verstuurd (TLS), en onze infrastructuurpartner is onder meer gecertificeerd volgens SOC 2 Type II en ISO 27001.

Omdat wij bestuursbesluiten en financiële stromen faciliteren, wordt het platform periodiek onderworpen aan ethische hacks en penetratietests.

Uw documenten, notulen en stemgeschiedenis blijven eigendom van uw VvE. Bij opzegging kunt u een export van uw gegevens opvragen; neem hiervoor contact op met ons team.

Vireo werkt met een vast bedrag per appartement per maand, vergelijkbaar met een traditionele VvE-beheerder maar dan volledig digitaal. Bekijk de actuele tarieven en wat elk pakket bevat op onze tarievenpagina.

Nee, de abonnementen Digitaal en Compleet zijn maandelijks opzegbaar. Voor Volledig ontzorgd maken we afspraken op maat, afgestemd op uw gebouw en wensen.

Ja, u kunt op- of afschalen zodra de behoefte van uw VvE verandert. Neem contact op met ons team om dit voor u te regelen.

Denk aan begeleiding bij onboarding, groot onderhoud, verduurzamingsprojecten of een extra ALV buiten uw abonnement. U betaalt hiervoor alleen als u er daadwerkelijk gebruik van maakt; tarieven zijn op aanvraag beschikbaar.

Ja. Een beheerder beheert meerdere VvE's vanuit één account en schakelt eenvoudig tussen gebouwen, met per VvE dezelfde waarborgen rond data-isolatie en rolgebonden toegang.

Leveranciers krijgen in het rollenmodel een eigen, beperkte rol: zij zien alleen de onderhoudsopdrachten die aan hen zijn toegewezen, niet de volledige VvE-omgeving met documenten, financiën of stemmingen.